Les documents papier présentent plusieurs inconvénients : ils occupent de l’espace, se perdent facilement et sont susceptibles d’être endommagés. En revanche, la gestion numérique des documents peut grandement profiter aux entreprises. Découvrez les nombreux avantages de cette méthode.

Les avantages de la dématérialisation des documents

Conserver ses documents sous forme électronique présente de nombreux avantages. En effet, la dématérialisation profite non seulement aux entreprises, mais aussi à l’environnement. Voici quelques avantages d’un bureau sans papier :

  • Un gain important d’espace : Plus besoin d’archiver et d’entreposer plusieurs fichiers dans un local sur des années au profit de l’archivage digitalisé ;
  • Une meilleure gestion du flux de travail et un gain de temps considérable ;
  • La sauvegarde des données et la possibilité de conserver une traçabilité de tous les documents digitalisés ;
  • L’accès aux documents pour les travailleurs et les collaborateurs ;
  • La centralisation de toutes les informations et données importantes ;
  • Une solution écologique pour la préservation de l’environnement avec la réduction de l’empreinte carbone ;
  • La possibilité de numériser plusieurs formats de documents (Word, Excel, PDF, vidéos, images…) ;
  • La sauvegarde des documents même en cas de catastrophe ou de sinistre ;
  • Des économies sur l’achat de papier, les besoins d’impression et de stockage des documents (réduction des coûts) ;
  • L’émission réduite de CO2.

Pour optimiser la digitalisation des documents, Dimo Dématerialisation propose des solutions efficaces et performantes, telles que la Gestion Électronique des Documents (GED).

La gestion électronique des documents, l’alternative idéale

La Gestion Électronique des Documents est un système de gestion ou un logiciel largement utilisé par les entreprises. Elle permet la numérisation et/ou la dématérialisation des documents. En convertissant ces documents en fichiers numériques, il devient plus facile de les organiser, stocker et sauvegarder. Les données numérisées peuvent ainsi être plus aisément partagées et diffusées au sein de l’entreprise, ce qui peut améliorer la productivité des employés.

La gestion électronique des documents, l’alternative idéale

Comment utiliser son logiciel de gestion électronique des documents ?

Sur le marché, de nombreux logiciels GED sont disponibles à des coûts variés, chacun offrant des caractéristiques et des fonctionnalités différentes. Toutefois, tous devraient permettre la dématérialisation des documents. Voici comment cela fonctionne :

La numérisation ou la dématérialisation

La première étape consiste à convertir les documents papier en format numérique. Cette conversion va au-delà d’un simple scan. Il est recommandé de faire appel à un professionnel pour utiliser différentes techniques de conversion. Habituellement, un logiciel de Reconnaissance Optique des Caractères (ROC) est employé. Ce processus peut prendre du temps, surtout lorsqu’il s’agit de numériser de vastes archives.

Le traitement et le stockage

À ce stade, l’indexation et la classification de chaque fichier sont effectuées. Le traitement inclut également le référencement et la classification des fichiers. Une fois ces étapes réalisées, il convient de sauvegarder l’ensemble. Pour ce faire, le stockage est nécessaire. Vous devrez privilégier la sécurité du logiciel pour prévenir les risques de cyberattaques et de vol de données.

En ce qui concerne le stockage lui-même, assurez-vous que sa capacité correspond aux besoins de l’entreprise. Certains logiciels sont capables de stocker des volumes de fichiers moyens. L’entreprise doit prendre en compte ce paramètre avant de faire son choix.

Une fois ces différentes étapes franchies, il reste à limiter l’accès aux données classées comme confidentielles. En effet, la confidentialité des informations sensibles doit être préservée. L’établissement de mots de passe et de droits d’accès contribue à la protection des fichiers.

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